Gemeente Best
Welzijn stichting WBO
Evenementenplatform
Verzekeringen
Lokale horecaondernemers
Lokale winkeliers en ondernemers
Faciliterende bedrijven

Facilitaire ondersteuning door Gemeente Best

Om voor een evenement de juiste locatie te vinden is overleg met de gemeente nodig. De gemeente kan ook adviseren over de eventueel benodigde wegafzettingen of andere verkeersmaatregelen. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement kunnen hier kosten voor in rekening gebracht worden.
Voor sommige evenementen moet men beschikken over water en/of elektriciteit. Op sommige locaties zijn hiervoor voorzieningen aangebracht. Ook hierin adviseert de gemeente. Kosten voor aansluiten en verbruik zijn voor de organisator van het evenement,

Het is van belang om vooraf te bepalen hoe waterafvoer en afval geregeld gaat worden. Hiervoor kunt u ook adviezen krijgen van de gemeente. Voor afvalafvoer dient men regelingen te treffen met de afvalverwerkers. De kosten hiervoor zijn voor de organisatie. Het achterblijven van afval na een evenement kan leiden tot een (hoge) boete.

Gemeentelijke ondersteuning en advies:
Lokatie
Wegafzettingen
Watervorziening
Electriciteit

Electriciteit voorziening via Buro Immink
Telefoon: 0499 39 73 21
Mobiel: 0613 72 88 78
www.etbimmink.nl

Welzijn stichting WBO

De stichting kent o.a. een vacaturebank voor vrijwilligers en heeft diverse contacten met verenigingen en stichtingen die van nut kunnen zijn voor het vinden van vrijwilligers en/of organisaties die een evenement kunnen ondersteunen. Ook kunnen zij helpen met het vinden van stagiaires voor ondersteuning.
WBO onderzoekt de mogelijkheid om cursussen voor vrijwilligers te geven in het notuleren of financiën.
Algemene website WBO klik hier

Facilitaire ondersteuning door Evenementenplatform

De gemeente Best kan aanwijzingen c.q. adviezen geven over faciliteiten welke nodig zijn voor een evenement. Veelal zullen deze zelf door de organisatie moeten worden geregeld en betaald. Het Platform zal proberen door de samenwerking tussen de diverse organisatoren te bemiddelen in elkaars steun, maar ook bezien of hiervoor goede gezamenlijke contracten kunnen worden afgesloten zoal voor tenten, toiletwagens, afvalverwerking en materiaalopslag e.d.

Verzekeringen

Het is belangrijk te weten dat de gemeente Best een collectieve VNG vrijwilligersverzekering heeft afgesloten. Alle vrijwilligers, maatschappelijk stagiairs maar ook mantelzorgers uit de gemeente Best zijn hierdoor in één keer verzekerd. Er is geen aanmelding of registratie vereist. Bij schade die verzekerd is, geldt geen eigen risico. Nadere info staat op de website: http://www.gemeentebest.nl/werk-en-uitkering/vrijwilligerswerk/vrijwilligersverzekering.html
Daar staan ook de voorwaarden en omvang van de vrijwilligersverzekering en een formulier om eventuele schade in te dienen. (VNG Vrijwilligersverzekering (pdf))

Belangrijk in deze is wel dat de vergunning van de Gemeente Best voor een evenement aangeeft dat er één persoon of partij verantwoordelijk is voor het gehele evenement. Dit betekent dus ook dat die ook verantwoordelijk is voor eventuele derden waarmee samengewerkt wordt.
Bij de organisatie van evenementen kunnen ook nog andere verzekeringen een rol spelen.
Deze informatie zal naast algemene informatie, voornamelijk bestaan uit het doorverwijzen naar externe informatiebronnen.
Zie informatie over verzekeringen onder “draaiboek evenementen”

Lokale horeca ondernemers

Best heeft een ruime vertegenwoordiging in de horeca. Zij organiseren vele evenementen individueel of met elkaar. Mogelijk heeft een horecaondernemer interesse om bij jouw evenement de horeca te verzorgen. Ga in een vroeg stadium het gesprek hierover met de horecaondernemer aan.

Lokale winkeliers en ondernemers

Vaak worden ondernemers benaderd voor sponsoring van evenementen. Steeds vaker komt het ook voor dat ze zelf evenementen organiseren. Mogelijk kun je met ondernemers of ondernemersverenigingen samenwerken in de gezamenlijke organisatie.

Faciliterende bedrijven

Tijdens je evenement heb je mogelijk allerlei spullen nodig. Deze zijn mogelijk ook in je eigen netwerk beschikbaar maar er zijn ook bedrijven die deze spullen op huurbasis kunnen leveren. Bedenk altijd dat je verantwoordelijk bent voor het gebruik tijdens het evenement. Niet alleen voor de spullen, maar ook voor het gebruik door de bezoekers aan het evenement. Kijk dus naar de kwaliteit en capaciteit. Vraag bij meerdere bedrijven een offerte op om een vergelijking te kunnen maken.
In de vergunning voor het evenement zijn ook voorwaarden opgenomen voor het gebruik van bepaalde zaken. Denk hierbij aan gasflessen, bak en braad inrichtingen etc.