Voor een goede voorbereiding is het handig om van deze checklist gebruik te maken.

(bron: www.draaiboek.net)

Bij het samenstellen van een draaiboek is het belangrijk dat je de volgende onderdelen verdeelt in kolommen; de tijd, plaats, activiteit en wie de verantwoordelijke is. Zorg voor voldoende ruimte voor eventuele aantekeningen. Stel ook een lijst op van de mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle betrokken medewerkers.

Vaak komt het voor dat niet alle medewerkers aan het evenement elkaar kennen. Het is verstandig om dan een vergadering te houden met alle betrokken medewerkers. Dit zorgt voor een kennismaking en het bevordert de samenwerking tijdens het evenement.

Vermeld op een pagina de telefoonnummers van de betrokken medewerkers en voeg een plattegrond(met vluchtroutes) toe. Een A-4tje met informatie over het bedrijf en het doel van het evenement is belangrijk voor de gasten van buitenaf.